ВИМОГИ ДО ЗАСВІДЧЕННЯ КОПІЙ ДОКУМЕНТІВ ПОСАДОВИМИ ОСОБАМИ ОРГАНІВ ДЕРЖАВНОЇ ВЛАДИ
Із засвідченням копій документів щоденно стикається майже кожен працівник служби у справах дітей територіальної громади та майже кожна людина, яка подає документи до служби у справах дітей або позов до суду для захисту своїх прав, проте, чи завжди це робиться відповідно до встановлених законодавством правил? Як же засвідчити копію документа, щоб в процесі визнання його доказом не виникало проблем?
Згідно з наказом ДП «Український науково-дослідний і навчальний центр проблем стандартизації, сертифікації та якості» від 01.07.2020 № 144 з 01 вересня 2021 року набрав чинності національний стандарт ДСТУ 4163:2020 «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів».
На даний час юридичним особам треба оформляти службові документи саме згідно з ДСТУ 4163:2020, чия дія поширюється на державні органи, органи місцевого самоврядування, установи, підприємства, організації та інших юридичних осіб незалежно від їхнього функціонально– цільового призначення, рівня і масштабу діяльності та форми власності.
Його ПОЛОЖЕННЯ поширюються на всі без винятку органи державної влади, органи місцевого самоврядування та юридичних осіб незалежно від форми власності (п. 1.1). Стандарт також містить вимоги до відмітки про засвідчення копій документів (п. 5.26).
ВИМОГИ ДО ВІДМІТКИ про засвідчення копій паперових документів містяться також у пунктах 70 – 75 Типової Інструкції з діловодства в міністерствах, інших центральних та місцевих органах виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 17 січня 2018 року № 55 «Деякі питання документування управлінської діяльності».
УСТАНОВА (служба у справах дітей) має право засвідчувати копії документів, що створюються в ній, за винятком копій документів, які відповідно до законодавства потребують засвідчення в нотаріальному порядку.
Копії документів інших установ можуть виготовлятися і засвідчуватися установою (службою у справах дітей) в таких випадках:
· на вимогу судових та інших правоохоронних органів;
· для внутрішнього використання в установі.
Копія документа виготовляється та видається ТІЛЬКИ з дозволу керівника установи, його заступників або керівника структурного підрозділу.
Копія документа повинна відповідати оригіналу, тобто повністю відтворювати інформацію оригіналу і всі його зовнішні ознаки або їх частину.
Копія набуває юридичної сили лише у разі її засвідчення в установленому порядку.
Відмітка «КОПІЯ» (без лапок) проставляється у верхньому правому кутку першої сторінки паперового документа.
Відмітка про засвідчення копії документа складається з таких елементів: слів «ЗГІДНО З ОРИГІНАЛОМ» (без лапок), найменування посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її власного імені та прізвища, дати засвідчення копії.
У випадках, визначених законодавством, копії документів засвідчують відбитком печатки юридичної особи, структурного підрозділу (служби діловодства, служби кадрів, бухгалтерії тощо) юридичної особи або печатки «Для копій».
ВІДМІТКУ про засвідчення копії документа проставляють нижче реквізиту «Підпис» на лицьовому боці останнього аркуша копії документа. Про це йдеться у вже згаданому п. 5.26 ДСТУ 4163:2020.
Оскільки під засвідченням копії документа слід розуміти саме засвідчення відповідності копії оригіналу відповідного документа, відсутність на копії напису про її засвідчення «Згідно з оригіналом» чи в іншому словесному виразі ДАЄ ПІДСТАВИ вважати її такою, що НЕ ПОСВІДЧЕНА в установленому порядку. Такий висновок зробив Верховний Суд в постанові №160/7887/18.
Словосполучення «Копія вірна», «Відповідає оригіналу» є НЕПРАВИЛЬНИМИ. «Згідно з оригіналом» – єдиний правильний варіант в українській мові. Тільки такий варіант потрібно використовувати в офіційних документах.
Якщо раніше потрібно було вказувати ініціали та прізвище особи, то відтепер у документах фігуруватимуть тільки ім’я та прізвище, що свідчить про адаптацію до європейських стандартів. Причому, ПРІЗВИЩЕ пишеться повністю великими літерами ( наприклад - Сергій КЛИМЧУК).
За пунктом 5.4 ДСТУ найменування юридичної особи — автора документа має відповідати повному найменуванню, зазначеному в положенні (статуті) про юридичну особу.
УВАГА! ЗАЯВНИК, який подає документи до служби у справах дітей в копіях, МАЄ ОБОВ’ЯЗКОВО ВКАЗАТИ про наявність у нього або іншої особи оригіналу. Засвідчення вірності копії документа оригіналу ЗДІЙСНЮЄТЬСЯ ШЛЯХОМ проставлення власноручного підпису і дати. Особа МАЄ ПРАВО завіряти копії лише тих документів, оригінали яких знаходяться у неї.
При засвідченні копії документа ЗАЯВНИКОМ (наприклад копії паспорта, ідентифікаційного номера, свідоцтва про шлюб чи про народження дітей перед поданням документів до служби у справах дітей, або до суду), – посада не пишеться. Усі інші реквізити, – мають бути проставлені.
Такі вимоги закріплено також в статті 94 Кодексу адміністративного судочинства України та статті 91 Господарського процесуального кодексу України. Аналогічні правила застосовуються і в кримінальному процесі.
ДОКУМЕНТИ, КОПІЇ З ЯКИХ ЗАБОРОНЯЄТЬСЯ ЗАСВІДЧУВАТИ:
Забороняється засвідчувати:
- правильність копії (фотокопії) з документа, на підставі якого відповідні установи видають оригінал документа (довідки про народження дитини, довідки про смерть тощо). Також не допускається засвідчення правильності копії (фотокопії) з додатка без пред’явлення основного документа (наприклад, витяг із залікової відомості, якщо не пред’явлено диплом про закінчення навчального закладу);
- копії з копії документа, якщо вірність копії (фотокопії) не засвідчена в нотаріальному порядку або якщо ця копія (фотокопія) видана не юридичною особою, що видала оригінал документа (в останньому випадку копія документа має бути викладена на бланку юридичної особи з прикладенням печатки і з відміткою про те, що оригінал документа знаходиться в справах юридичної особи, яка видала документ);
- паспорт громадянина України, або документи, що його замінюють, партійні квитки, профспілковий, військовий квитки, депутатські та службові посвідчення тощо;
- документи, що видаються органами охорони здоров’я: довідки лікувальних установ про народження дитини, лікарняні свідоцтва і фельдшерські довідки про смерть, довідки і висновки про наявність психічних захворювань;
- документи, що містять відбиток печатки, який стертий або такий, що не читається;
- документи, які мають підчистки або дописки, закреслені слова чи інші незастережені виправлення, документи, тексти яких неможливо прочитати внаслідок пошкодження, а також документи, написані олівцем;
- копії з копії рішення суду (витягу з нього), якщо таке рішення суду не містить відмітки про набрання ним законної сили і що оригінал рішення знаходиться в суді із зазначенням номера справи.
